Come evitare che un'email sia considerata spam

Come evitare di mandare email considerate come SPAM. Alcuni semplici accorgimenti per aumentare la probabilità di esser visti di buon occhio dagli antispam mondiali.

A volte capita di mandare delle email che vengono erroneamente catalogate come SPAM ed eliminate a monte dagli antispam, senza essere nemmeno recapitate ai nostri contatti.

Non potendo mai avere la certezza di esser visti di buon occhio da tutti (ogni server ragiona con regole proprie), possiamo però evitare di aumentare la probabilità di essere considerati SPAM, attenendoci a consigli riconosciuti.

Ecco i consigli in sintesi trattati in questa guida per inviare serenamente email ed evitare che siano considerate come SPAM.

1- Evitare di scrivere messaggi in copia a tante persone
2- Inviare la mail in formato "testo normale
3- Evitare di scrivere l'oggetto del messaggio tutto in MAIUSCOLO
4- Evitare assolutamente di lasciare l'oggetto vuoto
5- Evitare di usare testi color rosso o blu
6- Evitare di formattare eccessivamente il testo

Consigli per evitare che le email siano considerate come SPAM.

1) Evitare di scrivere messaggi in copia a tante persone. Più indirizzi si mettono in copia più si rischia che il server per l'invio ci metta in una blacklist temporanea. Il mio consiglio è di superare raramente i 5 destinatari per lo stesso messaggio. Se dovete mandare tenti messaggi contemporaneamente vi consiglio di sottoscrivere un programma per l'invio di Newsletter.

2) Inviare la mail in formato "testo normale" anziché "HTML". Questo risolve il 90% dei problemi. Il messaggio non potrà contenere immagini o testo colorato, perché sarà composto da testo nudo e crudo (come se scriveste sul blocco note), però l'antispam non attribuirà un punteggio di spam che solitamente viene applicato ai messaggi in formato HTML.

3) Evitare di scrivere l'oggetto del messaggio tutto in MAIUSCOLO. Si tratta di un parametro che l'antispam riconosce facilmente.

4) Evitare assolutamente di lasciare l'oggetto vuoto o compilarlo con parole come test, prova, lavoro. Sono parole spesso utilizzate dagli spammer.

5) Se per forza si deve scrivere un messaggio in formato HTML, evitare di usare testi color rosso o blu. La maggior parte dei messaggi di spam contiene testi di questo colore.

6) Evitare di formattare eccessivamente il testo; ovvero evitare di sottolineare, evidenziare, "grassettare", cambiare carattere al testo. Tutte queste "modifiche" al testo non si addicono ad una mail, che in origine è nata esclusivamente per scambiarsi messaggi.

Personalmente consiglio di adottare l'accorgimento n1, che, come detto, risolve già gran parte dei problemi, seppur precluda la possibilità di formattare graficamente il messaggio email.

Se si vuole approfondire il meccanismo che assegna il punteggio di spam ad un'e-mail è utile seguire questa mini guida che illustra come analizzare perché un messaggio di posta elettronica viene considerato SPAM:

NB: Per analizzare un messaggio di posta elettronica è necessario visualizzare l'intestazione. Ogni client di posta elettronica ha una sua procedura. Mi limiterò a citare come visualizzare l'intestazione di un messaggio di posta elettronica in Outlook. (spesso la procedura è uguale anche per gli altri client di posta elettronica)

Come visualizzare l'intestazione di messaggio in Outlook?
- Aprire il messaggio
- Cliccare su opzioni
- Visualizzare "intestazione internet"

Esempio di analisi dell'intestazione di un'email:

Intestazione esempio email :

X-Spam-Status: No, hits=4.5 required=5.0
X-Spam-Level: ++++
X-Spam-Report: SA TESTS
1.8 SUB_HELLO Subject starts with "Hello"
2.2 FORGED_HOTMAIL_RCVD Forged hotmail.com 'Received:' header found
0.0 HTML_MESSAGE BODY: HTML included in message
0.6 UPPERCASE_50_75 message body is 50-75% uppercase

Da questi dati si intuisce già che il messaggio ricevuto raggiunge I 4.5/5. Basta quindi uno 0.5 nella risposta a farlo considerare spam.

Come evitare che l'email sia considerata SPAM?

Anziché cliccare semplicemente su "rispondi" al messaggio è utile ridurre quel 4.5 di spam che il messaggio stesso si ritrova in partenza.

Per cui:

> 1.8 SUB_HELLO Subject starts with "Hello"
eliminare la parola HELLO dall'oggetto della mail

> 2.2 FORGED_HOTMAIL_RCVD Forged hotmail.com 'Received:' header found. Non si può fare nulla, è il mittente che dice di essere @hotmail.com ma in realtà non lo è. Dipende da impostazioni del mittente

> 0.0 HTML_MESSAGE BODY: HTML included in message
Il messaggio è in formato HTML, quando si risponde al messaggio è utile accertarsi che il messaggio sia in "testo normale" (è un'opzione che si può facilmente individuare ed impostare in Microsoft Outlook)

>0.6 UPPERCASE_50_75 message body is 50-75% uppercase
Il 50% - 75% del corpo del messaggio è scritto in maiuscolo. Scrivere il messaggio in minuscolo riduce di un ulteriore 0.6 il punteggio di spam.

Se rispondiamo al messaggio seguendo questi consigli, il punteggio che verrà assegnato all'email di risposta eviterà che la nostra email sia considerata come SPAM.

Semplici consigli facilmente applicabili che favoriscono una serena comunicazione con i vostri contatti, specialmente in ambito lavorativo.

Risorse:
Traduzione di tutti i messaggi di SpamAssassin nei risultati dei test a cura di Beniamino Galvani

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